DvGwiki

This page is read only. You can view the source, but not change it. Ask your administrator if you think this is wrong.
====== e-mails na verzending configureren ======

1. Log in als 'supereditor' via URL/user

2. Hover over 'inhoud' in de zwarte admin-balk bovenaan de pagina en selecteer 'Webformulieren':

{{:dvg7:functionaliteit:webformulieren:image_14_.png|}}

3. De pagina die wordt geopend geeft alle inhoud van de website weer, die een webform kan bevatten.

4. Op deze pagina kun je formulieren bekijken. Zoek het formulier op dat je wilt bewerken en klik op 'bewerken' aan het einde van de regel waarop het formulier wordt weergegeven:

{{:dvg7:functionaliteit:webformulieren:image_15_.png|}}

5. Klik in het scherm dat verschijnt op het tabblad 'Webformulier' en vervolgens op 'E-mails'. Het volgende scherm verschijnt nu:

{{:dvg7:functionaliteit:webformulieren:image_16_.png|}}

6. Je hebt nu de keuze uit steeds twee opties die je kunt toevoegen. Optie A is een vast e-mailadres toevoegen, bijvoorbeeld een e-mailadres van een medewerker van de gemeente die de inzending dient af te handelen. Optie B geeft de mogelijkheid om aan de hand van data uit het formulier een e-mailadres te hanteren. Een voorbeeld hiervan is een bevestigingse-mail van de ingevoerde gegevens naar de inwonder die het ingevoerd heeft.  LET OP: hiervoor moet wel het formulier-element 'E-mailadres' aan het formulier zijn toegevoegd. Nadat de keuze tussen optie A en B is gemaakt, klik op 'Toevoegen' in de kolom 'Bewerkingen'.

7. Vervolgens kun je de inhoud van de e-mail (dynamisch) gaan opstellen in het volgende scherm:

{{:dvg7:functionaliteit:webformulieren:image_17_.png|}}

8. We zullen per onderdeel nalopen wat er ingesteld kan worden:

A. E-mail naar adres: kies hier een standaard e-mailadres (bijvoorbeeld de verantwoordelijke binnen de gemeente om de verzonden data af te handelen) of een dynamisch gegeneerd e-mailadres (bijvoorbeeld het e-mailadrs dat de inwoner heeft ingevoerd bij het invullen van het formulier).

B. Verzending toestaan: hier kun je het verzenden van de bevestiginge-mail uitschakelen door het vinkje uit te klikken.

C. E-mail-onderwerp: kies hier het onderwerk van de bevestigingse-mail. Er zijn drie opties: 1. het standaard onderwerp, 2. een vast alternatief onderwerp (niet gegenereerd door data uit het webform), 3. een onderwerp gegenereerd aan de hand van de inhoud van 1 van de elemementen uit het webform. 

D. E-mailadres van afzender: kies hier het e-mailadres dat je wilt hanteren als afzender van de bevestigingse-mail.

E. Naam van afzender: kies hier de naam die je wilt hanteren als afzender van de bevestigingse-mail.

F. E-mailthema: standaard is bevat de e-mail de onderstaande gegevens. Hier kun je deze aanpassen naar believen. '[submisson:values]' bevat alle gegevens die de inwoner heeft ingevuld (tenzij je bij punt 'h' anders hebt aangegeven). De standaard e-mail geeft dus aan wanneer het formulier is ingediend ([submission:date:long]), door wie ([submission:user]), wat er ingevuld is ([submission:values]) en op welke URL de ingevoerde gegevens zijn te bekijken ([submission:url]). Je kunt zelf data uit formulier-elementen aanspreken door gebruik te maken van [submission:naam element]. Ook kun je tokens invoeren via de knop 'Insert a token' (helemaal rechts in de rij met editor-knoppen). 

{{:dvg7:functionaliteit:webformulieren:image_18_.png|}}

G. Bestanden als bijlage toevoegen: bestanden die in het webform zijn geupload of gegenereerd zijn, kunnen optioneel als bijlage meegestuurd worden.

H. Inbegrepen e-mailwaarden: de token '[submisson:values]' bevat alle waarden uit het webform. In deze sectie kunnen componenten uit deze token gefilterd worden voor gebruik in de e-mail. Wanneer '[submisson:values]' dan in de e-mail gebruikt wordt, wordt rekening gehouden met de onderdelen die wel en niet erin opgenomen mogen worden. De onderdelen die er wel in opgenomen mogen worden, worden in de e-mail getoond bij gebruik van '[submisson:values]'. Ook kun je hier de optie aanvinken om onderdelen die geen waarde hebben uit te sluiten.

9. Sla na alle instellingen ingevoerd te hebben het formulier op, door op de groene knop onderaan 'Sla e-mailinstellingen op' te klikken. 

10. TIP: als de instellingen zijn ingevoerd voor de bevestigingse-mail naar de inwoner die het formulier heeft verzonden, kun je deze dupliceren voor bijvoorbeeld een tweede e-mail te laten verzenden, maar dan naar een medewerker van de gemeente. Klik daarvoor op 'Dupliceren' in het scherm dat verschijnt nadat je de e-mailinstellingen hebt opgeslagen (of dat verschijnt door op het tabblad 'E-mails' te klikken):

{{:dvg7:functionaliteit:webformulieren:image_19_.png|}}

11. Vergeet niet na het toevoegen van de e-mailinstellingen te klikken op 'Opslaan' onderaan bovengenoemd scherm om alle instellingen te bewaren.

===== Extra uitleg: werken met tokens in de bevestigingse-mail =====

1. Hier volgt extra uitleg over hoe een specifieke token die een paar niveaus diep ligt, te selecteren in een (bevestigings)e-mail. Ten eerste wat betekent 'een paar niveaus diep'?

2. De token '[submisson:values]' bevat alle waarden uit het webform. Niveau 0 is 'submission:values', ook wel de stam genoemd. Dit is het hoogste niveau en bevat alle waarden. Met een ':form sleutel' ga je een niveau dieper, naar niveau 1.
3. Soms bevat een formulier een veldengroep. Dan spreek je de waarde uit een veld uit deze veldengroep aan door nog een niveau dieper te gaan, naar niveau 2. Zie onderstaande schermprint van een de achterkant van een formulier:

{{:dvg7:functionaliteit:webformulieren:image_21_.png|}}

4. Hoe gebruiken we nu de naam van de inzender in een e-mail? Laten we het stap voor stap opbouwen aan de hand van de niveaus (gebruik steeds de 'Form sleutel' in de notatie).

A. Niveau 0 = submissions:values

B. Niveau 1 = uw_gegevens

C. Niveau 2 = naam

5. Om dus de naam van de inzender te vermelden in de e-mail moeten we het 'geneste' karakter van de tokens weergeven in onze notatie. In de praktijk ziet het er als volgt uit: [submission:values:uw_gegevens:naam].

6. Simpele vuistregel: tel het aantal keren dat een label is ingesprongen naar rechts, tel daar 1 bij op: zoveel niveaus diep moet je gaan. Dus om 'Naam' te benaderen kijken we naar de achterkant en zien dat deze 1 keer is ingesprongen. Tel er 1 bij op, en je ziet dat je token 2 niveaus diep moet gaan. Gebruik steeds de 'Form sleutel' om een niveau aan te duiden.